unlimioo migra de Holded a Odoo. Este es un caso real, contado con el detalle con el que ocurrió. Una empresa española que diseña y ejecuta proyectos a medida —obra, materiales, mobiliario y textiles—, con delegaciones en Madrid y Barcelona, llevaba su contabilidad en Holded. Hoy trabaja con Odoo: se importaron el plan contable, los diarios, los asientos de los ejercicios anteriores y los contactos, y sobre eso se montó el flujo que Holded no podía darle. Del presupuesto de venta a los pedidos de compra, al proyecto y a la factura, sabiendo en todo momento cuánto se gana en cada proyecto.
El punto de partida: la contabilidad en Holded y el negocio en otra parte
Holded hacía bien lo que Holded hace: facturar y llevar la contabilidad. El problema es que este negocio no se organiza por facturas, se organiza por proyectos. Cada proyecto se presupuesta por partidas, se compra a varios proveedores distintos y se factura según avanza la ejecución.
Todo eso vivía fuera del sistema. El catálogo de productos y servicios, con sus unidades de medida y sus márgenes, estaba en hojas de cálculo. Los precios de venta se recalculaban a mano cada vez que un proveedor daba su precio. Y la rentabilidad de cada proyecto se montaba al cierre, cuando ya no servía para decidir nada.
Los cinco puntos donde Holded se quedaba corto
- Rentabilidad por proyecto. No había manera de imputar los ingresos y los costes reales a cada proyecto y ver el resultado sin construirlo a mano.
- La cadena entre lo que se vende y lo que se compra. Un presupuesto de venta se divide en varios presupuestos de compra por partidas —construcción, materiales, mobiliario, textiles— que van a proveedores diferentes. No existía ninguna trazabilidad entre esos documentos.
- Precios que dependen del coste real. El precio de venta de cada partida es el coste del proveedor más el margen del producto. Eso se recalculaba a mano, con el riesgo que tiene hacerlo a mano.
- Unidades de medida propias. Metro cuadrado, metro lineal, hora, unidad. Y presupuestos en PDF que no deben mostrar campos que no aplican: un servicio por horas no tiene ancho ni alto.
- Dos delegaciones. Madrid y Barcelona, cada una con su propia numeración correlativa de proyectos.
Holded es una buena herramienta de facturación y contabilidad. Lo que no es —ni pretende ser— es un ERP para gestionar proyectos con márgenes, compras encadenadas y contabilidad analítica.
Qué se migró de Holded a Odoo
Esta es la parte que más miedo da y la que menos se cuenta. Lo que se trasladó, punto por punto:
- Contactos: clientes, proveedores y acreedores, con sus condiciones y plazos de pago, sus posiciones fiscales y sus datos bancarios.
- Plan contable completo, revisado cuenta a cuenta y con los mismos dígitos que tenía el original.
- Diarios contables y asientos de los ejercicios anteriores, los años que la empresa quiso conservar.
- Saldos históricos y saldos de apertura.
- Cuentas bancarias y modos de pago: SEPA con su identificador y sus mandatos, transferencias y efectos.
- Impuestos, posiciones fiscales y modelos, comprobados con facturas de prueba.
- Catálogo de productos y servicios con sus unidades de medida, costes, precios y márgenes, y sus categorías y subcategorías.
Nada de esto entra en producción sin validarse. Hay una lista de comprobación que se firma punto por punto antes de dar el sistema por bueno: permisos de usuario, contactos importados, posiciones fiscales, datos contables de cada contacto, plan contable, saldos históricos, cuentas bancarias, diarios, modelos de conciliación, plazos y modos de pago, impuestos, secuencias de numeración, formato del PDF de la factura, SEPA y modelos fiscales. Si no cuadra, no se sale.
Lo que se construyó encima
Se implantaron los módulos de Inventario, Ventas, Compras, Contabilidad y Proyecto, y sobre el estándar se desarrolló el flujo real de la empresa:
- Catálogo con unidades propias y margen por producto, y plantillas de presupuesto que muestran solo los campos que aplican a cada tipo de producto.
- Presupuesto de venta con sus propios estados: borrador, a la espera de compras, listo para enviar, enviado y confirmado. Al confirmarse se bloquea la edición, y si hay que cambiar algo se genera un presupuesto de ampliación en lugar de tocar el original.
- Los presupuestos de compra se generan desde el de venta, con un botón, divididos por partidas y con enlace de navegación en los dos sentidos. Cada proveedor recibe solo lo suyo.
- El precio de venta se recalcula solo: cuando se confirma la compra, el precio pasa a ser coste del proveedor más el margen del producto. Y un pedido de venta no se puede confirmar hasta que están todos los costes de proveedor.
- El proyecto se crea automáticamente al confirmar el presupuesto, y cada partida se convierte en una tarea con sus fechas estimadas y su vista de planificación.
- Contabilidad analítica por proyecto: cada proyecto tiene su cuenta analítica y las facturas de venta y de compra se imputan ahí. La rentabilidad sale del sistema, no de un Excel.
- Facturación por avance: se factura el porcentaje que corresponde de cada línea del pedido, y los importes quedan bloqueados al crear la factura.
- Numeración por delegación: los proyectos se codifican solos, correlativos y por año, con un código distinto para Madrid y para Barcelona.
Nada de esto es Odoo estándar. Y nada de esto es un Frankenstein: son desarrollos escritos para que el sistema siga siendo actualizable, que es la diferencia entre personalizar un ERP y estropearlo.
El resultado
- La rentabilidad de cada proyecto se consulta en Odoo, con sus ingresos y sus costes reales imputados, mientras el proyecto está vivo y aún se puede corregir.
- El histórico contable que estaba en Holded sigue estando, ahora en Odoo, y cuadra.
- Los precios de venta salen del coste real del proveedor más el margen, sin recalcular nada a mano.
- Una sola cadena: presupuesto de venta, presupuestos de compra, proyecto, factura. Con trazabilidad de punta a punta.
- El Excel paralelo desapareció.
¿Cuándo merece la pena dejar Holded y pasar a Odoo?
Si Holded te resuelve la facturación y la contabilidad y no necesitas nada más, no migres: Holded te vale. Lo decimos así de claro porque una migración que no resuelve un problema real solo genera trabajo.
Merece la pena plantearse Odoo cuando fabricas, cuando necesitas controlar el almacén con lotes y trazabilidad, cuando tienes varias sociedades o varios países que consolidar, cuando necesitas saber la rentabilidad por proyecto, por cliente o por comercial, o cuando tu operativa ya vive en un Excel al lado de la herramienta. Ese Excel es la señal: es el trabajo que tu sistema no está haciendo.
¿Te has quedado sin sitio en Holded?
En unlimioo, partner Silver de Odoo en España con sede en Madrid y más de 15 años implantando ERP, hacemos migraciones de Holded a Odoo con método: análisis previo, mapeo de datos, migraciones de prueba y cuadre de saldos antes de salir a producción. También migramos de Sage 50 y Sage 200 a Odoo, y desde HubSpot, Excel y aplicaciones a medida.
Si quieres ver otro caso, aquí está la migración de Sage y HubSpot a Odoo de una empresa industrial. Y si estás en la fase de elegir con quién hacerlo, te interesa cómo elegir partner de Odoo en España sin equivocarte.
Cuéntanos qué usas hoy de Holded y qué se te ha quedado corto, y te decimos cómo lo pondríamos en marcha con Odoo.